+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Сдаем в архив документы по кадрам

Сдаем в архив документы по кадрам

Личное дело формируется в течение всего времени работы работника на предприятии, в учреждении, организации далее — предприятие любой формы собственности: от приема его на работу до увольнения. После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив

Ведение и хранение кадровых документов в организации является важным процессом. Работодатель законодательно обязан вести эти документы, ведь эти бумаги первыми подлежат проверке со стороны Государственной инспекции труда. В них отражена вся история рабочих отношений между нанимателем и работником. Существует ряд правил для обеспечения надлежащего хранения такой документации. О том, как применять эти правила в году, разговор пойдет ниже.

Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года. Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально. Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.

В марте года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет. Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.

Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: срок теперь считается с момента оформления бумаг, а не с последнего рабочего дня подчиненного. Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с года. Бумаги, отправленные в архив раньше года, обязаны храниться 75 лет.

Дела по штату сортируются по времени хранения, то есть для каждого временного промежутка создается свое дело. Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные. К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. Сюда входят дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, непродолжительные командировочные поездки внутри страны. В долгосрочных делах хранится документация 50 или 75 лет. Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии. При превышении допустимого объема дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами.

Если предприятие большое и кадровых бумаг очень много, то разрешено размещать документацию в различных делах прием на работу, переводы, увольнения. Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека. Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система.

После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников. При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Сохранение кадровой документации делят на текущее и архивное.

Текущее — это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве. Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей.

Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием. Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам.

Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве. В большинстве случаев в архив отправляются оригиналы документов, в ряде оговоренных случаев оригинальные бумаги разрешено заменять заверенной копией. Архивирование документации происходит по обусловленному и заверенному графику.

При невозможности осуществить архивное хранение по какой-либо причине непосредственно в организации, документацию разрешено передать в специализированные организации архивы государства или муниципалитета.

В этом случае заключается договор об оказании услуг с этим учреждением. В момент передачи сторонней организации вся документация должна быть в надлежащем виде. При завершении срока хранения появляется закономерный вопрос: что дальше делать с этими бумагами? Такая документация уничтожается. Для этого экспертиза оценивает бумаги, составляет акт.

В акте отображаются наименования дел, которые подлежат ликвидации. Сотрудник, проводивший экспертную оценку, ставит свою подпись на акте. Директор предприятия должен утвердить составленный акт. Какие требования существуют В ст. Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет: Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.

Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ. При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.

Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление. В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев. В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году. Допустимый размер дела — листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра. Согласно последним изменениям, документы по кадрам должны храниться 50 лет.

Как собрать 20 миллионов уникальных изображений на одном ресурсе Склад визуального контента. Обзор: системы электронного документооборота Скажем нет бумажной волоките! Почему не нужно нанимать на работу девочку на побегушках Пьеса в одном действии. Похожие статьи база знаний. Как написать отчет о командировке. Путевой лист при командировке. Командировка при суммированном учете рабочего времени. Командировка дистанционного работника. Облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами.

Суточные расходы в командировке. Транспортные расходы в командировке. Налогообложение суточных. Расходы на командировку. Вам это будет интересно лайфстайл. Многофункциональное рекламное агентство с годовым оборотом до 10 млн рублей. Сделать сайт лучше.

В деятельности каждой организации большое значение отводится кадровым документам. Необходимость данной документации продиктована требованиями государства по ведению и сохранению всех документов, связанных с трудовой деятельностью и стажем каждого работника. Учитывая большие сроки хранения документов, возникает необходимость в непрерывном архивировании кадровых документов.

Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив. Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел. Обратите внимание! По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно. Подшивке переплету подлежат все дела, сдаваемые в архив организации.

Порядок передачи личных дел работников в архив организации

Как показывает практика, руководство организаций не придает особого значения работе по формированию архива и соответственно относится к ней, как к второ- степенной, экономя на расходах по содержанию архива. А в небольших организациях зачастую и вовсе нет отдельной штатной единицы, отвечающей за архив, поэтому функции архивариуса поручаются секретарю, специалисту по кадрам или бухгалтеру. Стоит заметить, что специалист по кадрам в силу своей профессии и вне зависимости от количества работающих должен быть знаком с порядком формирования архива. В связи с этим мы рассмотрим, какие документы необходимо подготовить для передачи дел на хранение в архив организации. В каждой организации в течение календарного года образуется определенное количество дел.

Как правильно сдать документы в архив организации

Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами. Однако и это еще не финишная прямая. Документы — главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму.

Ведение и хранение кадровых документов в организации является важным процессом.

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации при его наличии и службы делопроизводства организации. При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования:. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Что делать с документами при ликвидации компании

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц. Организация работы с личными делами работников, в том числе порядок их подготовки и передачи на хранение в архив организации регулируются Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников [1] далее - Инструкция. Согласно п.

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с г. Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:. А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы.

.

Оформление дел по кадровым вопросам возлагается на работников кадровой службы при методической помощи работников архива.

Хранение кадровых документов в организации

.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. tiomobibu

    Вы в этом уверены? Узварчик говорит другое! Пойду куплю у него машину.

© 2018-2021 turkishlife.ru